Kun juhlat ovat lähestymässä, on mukava hakea ajatuksia, ideoita ja fiiliksiä somesta. Siinä samalla saattaa kuitenkin kompastua valinnan vaikeuksiin, tietoähkyyn ja mahdottomiin odotuksiin. Kokosimme Butikin juhlapalveluhenkilökunnan kanssa vinkkilistan onnistuneiden juhlien järjestämiseen. Jos kuitenkin haluaisit nauttia juhlien suunnittelusta, järjestelyistä ja toteutuksesta ilman sen suurempaa stressiä, jätä työt kokonaan Butikin juhlapalvelu Jyväskylälle.
Aloita suunnittelutyö jo hyvissä ajoin, sillä hyvin suunniteltu on jo puoliksi tehty!
6-2 kk ennen juhlia
1. Laske arvio vierasmäärästä ja kokonaisbudjetista.
2. Pidetäänkö juhlat kotona vai muualla? Ole ajoissa tilojen ja juhlapalvelun kanssa. Pyydä mahdolliset tarjoukset toivotuilta juhlapaikoilta. Jos kyseessä on häät, kannattaa varauksien kanssa olla jo vuosi etuajassa. Yli 50 hengen muissa juhlissa varaukset kannattaa tehdä 6-2 kk ennen h-hetkeä. Butikin juhlapalvelu- ja yritystilaisuudet sivulta löytyy linkit yhteistyökumppaneidemme tunnelmallisiin juhlatiloihin.
3. Jos juhlat järjestetään kotona, tilan lisäksi kannattaa miettiä astioiden ja juhlatekstiileiden riittävyyttä. Astioita voi lainata sukulaisilta tai naapureilta, mutta niitä voi myös vuokrata. Jos tilaa tai astioita ei ole paljon, voi vieraiden saapumista porrastaa. Porrastettu saapuminen mahdollistaa myös sen, että pääset itse nauttimaan ja juhlimaan vieraiden kanssa.
4. Kun haluat itse keskittyä juhlimiseen ja vieraiden kanssa seurusteluun, kannattaa keittiöön pyytää apukäsiä. Löytyykö omasta piiristä innokas apulainen vai onko parempi kääntyä juhlapalvelun puoleen? Kotioloissa yksi tarjoilija 30 henkilöä kohden antaa juhlien järjestäjille mahdollisuuden keskittyä kahvin keiton sijaan juhlimiseen. Ammattilainen hoitaa kahvitarjoilun yksin jopa 60 vieraaseen saakka. Jos tarjolla on lämmintä ruokaa, kaksi tarjoilijaa yli 50 hengen juhlissa pitää keittiökaaoksen loitolla.
2kk ennen juhlapäivää
5. Kutsut on hyvä lähettää ajoissa, niin vieraat osaavat järjestellä menojaan. Kutsusta tulee löytyä mitä juhlitaan, missä juhlitaan, mihin aikaan juhlitaan ja onko juhlat alkaen vai olisiko suotavaa, että kaikki on paikalla tiettyyn kellonaikaan. Myös parkkeerausohjeet tai vinkit mistä löytyy vapaita autopaikkoja voi laittaa kutsuun. Jotta osaat varautua vieraiden määrään, pyydä kutsuun vastausta viimeistään kaksi viikkoa ennen ja pyydä heitä samalla ilmoittamaan myös erityisruokavaliot. Näin joko sinun tai juhlapalvelun on helpompi ottaa huomioon mitä ja kuinka paljon aineksia ja tarjottavia pitää hankkia. Koska eritysruokavaliot ovat yleistyneet nopeasti, on kohteliasta ottaa kaikki vieraat huomioon. Valikoima niin resepteissä, kaupan hyllyissä kuin tilaustuotteissakin on onneksi laaja, joten eritysruokavalioiden huomioon ottaminen ei ole enää hankalaa.
1kk ennen juhlia
6. Suunnittele tarjottavat. Minkälaiset juhlat juuri sinä tai sankari haluaa ja ketä on vieraslistalla? Tarjoilu kannattaa suunnitella sen pohjalta. Voileipäkakkujen, pikkuleipien, kahvikakkujen tai
esimerkiksi macarons-leivosten leipominen tai tilaaminen ei ole välttämätöntä, jos niistä ei kukaan erityisesti välitä. Mieti voiko osan tehdä jo valmiiksi pakkaseen.
7. Kuinka paljon tarjottavaa? Kahvipöydästä hupenee huomattavasti enemmän suolaista, joten varaa 2-3 erilaista suolaista vaihtoehtoa tarjolle. Makeaa sen sijaan riittää 1-2 vaihtoehtoa. Jos tarjolle tulee useampaa kakkua sitä kannattaa varata yhteensä 1,5-2 palaa per vieras, kokonainen pala jokaista kakkua on liikaa. Pikkuleipien menekki juhlissa on aika pientä, joten jollei paikalla ole isoa laumaa pieniä herkkusuita, varaa yksi pikkuleipä per vieras. Lämpimien ruokien annoskokoa miettiessä kannattaa pitää mielessä kaupan maksalaatikko, joka painaa 400g. Kovinkaan moni ei syö tätä enempää. Näin ollen keiton kiinteitä aineita kannattaa varata maksimissaan 400g per vieras ja pääruokaa sekä lisäkettä yhteensä 400g. Salaattien annoskokoa miettiessä kannattaa miettiä montako lohkoa yksi henkilö syö tomaattia, kurkkua ym. Tällöin on helpompi arvioida montako yksittäistä vihannesta tarvitaan koko juhlaväelle.
8. Suunnittele juhlien alusviikkojen ohjelmaa (leipomiset, siivoukset, tilausten noudot yms.), joten sinun on helpompi hahmottaa, mitä kaikkea pitää tehdä ja onko kaikkeen varmasti aikaa. Tässä vaiheessa ehtii vielä hyvin tilata osan tarjoiluista tai vaikka koko kattauksen. Meiltä on mahdollista tilata kaikki tarjottavat kotiin tai juhlatilaan tai esimerkiksi vain pääruoka tai kakku. Valitse itsellesi ne lempihommat ja anna muiden hoitaa muut. Tutustu Butikin Tilaa kakku-sivuun.
9. Jos päädyit juhlapalveluun, kannattaa viimeistään tässä vaiheessa sopia suunnittelupalaveri, jossa käydään läpi päivän kulku ja tarjottavat. Butik juhlapalvelu Jyväskylä poistaa huolesi juhlan onnistumisesta joka käänteessä ja lisää vielä pisteen iin päälle.
10. Kartoita tarvitseeko liinat, astiat, tarjoiluvälineet tai osa niistä lainata tai vuokrata.
11. Onko tarjottaville ja juomille tarpeeksi kylmätilaa? Miten pääruoka saadaan pysymään lämpöisenä kattauksen ajan? Saisiko naapurista tai sukulaisilta helposti jääkaapin tai lämpölevyn lainaan Osa juhlapalveluista toimittaa tarjottavia myös kylmä- ja lämpölaatikoiden kera.
12. Jos juhliin halutaan kukkasomisteita, muita tehdä tilaus kukkakauppaan. Tässä vaiheessa on hyvä myös tarkistaa, onko kotona tarpeeksi maljakkoja. Omien kukkasomisteiden lisäksi vieraat tuovat usein kukkia juhlan sankarille.
13. Vilkaise omaan ja muun perheen vaatekaappeihin. Löytyykö kaikille juhlavaatteet ja kengät? Vinkkivitosena kaikille naisille; etenkin, jos meinaat itse hääriä keittiössä, varaa itsellesi myös varamekko.
2 viikkoa ennen juhlia
14. Suunnittele kauppalappu. Reseptien etsimiseen ja raaka-aineiden laskemiseen menee yllättävästi aikaa. Tässä muutama hyväksi todettu vinkki:
· Kahvia kaksi kuppia per vieras. Yhdestä paketista kahvia keittää 65 kuppia kahvia.
· Maitoa yksi litra 20 vierasta kohden, kahvikermaa ja kasvimaitoa voi varata 1/3 maidon määrästä
· Muista myös tarjolle makeutusaine, palasokeri/hienosokeri, vihreä- ja mustatee, hunaja, lautasliinat, suodatinpussit, mehua ja/tai limsaa, vettä
· Yksi kuohuviinipullo riittää seitsemään lasilliseen.
· Yhdestä viinipullosta riittää tarjottavaksi kuusi lasillista.
· Boolia on hyvä varata 5dl per vieras.
· Mietoja alkoholijuomia voi varata 2-3 annosta/vieras
· Muistathan aina varata myös alkoholittomia juomia, koska kaikki eivät nauti alkoholia juhlissakaan.
15. Jos tässä vaiheessa iskee vielä kiire, stressi ja paniikki, ei hätää. Ehdit vielä hyvin tilata tarjoiltavia!
Toivomme, että näistä vinkeistä ja aikataulutuksesta on sinulle hyötyä juhlien järjestämisessä.
Kaikki eivät kuitenkaan nauti juhlien järjestelyistä tai siihen ei ole aikaa. Me Butikilla autamme sinua mielellämme juhlien suunnittelussa, järjestelemisessä ja toteutuksesta. Meiltä löytyy räätälöidyt vaihtoehdot joka lähtöön. Ota yhteyttä ja laitetaan yhdessä kirsikka kakun päälle!